Unternehmen kennen das Prozedere: jährlich wird mit Inventurhelfern das Inventar ermittelt. Hierfür kommen abhängig vom Durchführungszeitpunkt verschiedene Inventurverfahren in Frage wie die Stichtagsinventur, verlegte Inventur oder permanente Inventur. Auch Zwischeninventuren sind möglich, beispielsweise bei Änderungen des Geschäftsjahres oder Eigentumsübergang des Unternehmens. In Pandemie-Zeiten gerät die anstehende Inventur gerne ins Hintertreffen, sollte aber nicht vernachlässigt werden.
Was zählt zum Inventar?
Kurz gesagt: alle Vermögensgegenstände, Schulden und Reinvermögen. Inventar besteht aus immobilen und mobilen Wirtschaftsgütern. Große Maschinen und Anlagen, Bürostühle, Rollcontainer, Bohrmaschinen und viel mehr müssen mit der Anlagenbuchhaltung verwaltet werden. Besonders kleinere Geräte oder Mobiliar stehen jedoch nicht immer am selben Fleck. So geht bei der Inventur dann auch mal das große Suchen los.
Vorbereitung ist alles, aber auch die Hilfsmittel sind entscheidend
Ganz gleich, welches Inventurverfahren Unternehmer anwenden, für ein reibungsloses Gelingen sind die passenden Hilfsmittel und eine Inventur-Planung nötig. Von Unternehmen wird erwartet, dass sie ihr Firmeninventar eindeutig kennzeichnen. Wichtig ist, dass einzelne Teile gekennzeichnet werden, um ein genaues und ausführliches Bestandsverzeichnis anzufertigen. Damit kann der Betriebsprüfer jedes Inventurteil auch richtig zuordnen.
Je besser diese Kennzeichnung ausfällt, umso flüssiger läuft die Bestandsaufnahme. Doch womit realisiert man diese Kennzeichnung am besten? Im WWW finden sich verschiedene Tipps für eine einfache Durchführung. Mitunter wird auch zur Verwendung von Inventaretiketten geraten. Warum?
Mehr Struktur und vereinfachte Bestandaufnahme
So viel steht fest: übersichtliche Strukturen sind das A und O bei komplizierten Abläufen wie einer Inventur.
Das Problem ist folgendes: In manchen Betrieben ist eine eindeutige Zuordnung der Inventarteile eben nicht durch ISBN- oder Seriennummer möglich. Hier müssen Unternehmer selbst für Klarheit sorgen. Damit das gelingt, werden Inventarkennzeichen oder Eigentumsetiketten eingesetzt. Diese werden mit fortlaufenden Nummern beschriftet oder mit Barcodes bedruckt. Inventurhelfer scannen beispielsweise den Barcode ab, sodass die Auszählung und Dokumentation elektronisch abläuft. Damit vermeidet ein Unternehmen gleichzeitig Auszählungs- und Dokumentationsfehler.
Hilfestellung: Wählen Sie die richtigen Inventaretiketten aus
Da die Inventarkennzeichnung im besten Fall nicht jedes Jahr aufs Neue vollzogen wird, müssen die Etiketten natürlich bestimmte Anforderungen erfüllen. Von Etiketten erwartet man also eine langjährige Haltbarkeit – diese ist jedoch abhängig vom gewählten Material und dem Ort der Verklebung. Deshalb sollten sich Anwender auf jeden Fall vorab Gedanken darüber machen, ob das gewählte Etikettenmaterial ihre Anforderungen erfüllen kann.
Inventaraufkleber für starke Beanspruchung
Etikett mit zusätzlicher Schutzfolie
- Für Einsätze mit starker Beanspruchung
- laminierte Folie
- bietet Schutz vor mechanischem Abrieb, Feuchtigkeit, Schmutz und Reinigungsmitteln
- dauerhafte Lesbarkeit von Informationen
Inventaretiketten mit Sicherheitsmerkmalen
Bestandsmarkierungen können zudem noch eine weitere Funktion erfüllen. Ist das Etikettenmaterial mit Sicherheitseffekten ausgerüstet, dienen die Inventaretiketten auch der Diebstahlssicherung. Die Etiketten mit Übertragungsschutz können so die dauerhafte Lesbarkeit aller relevanten Informationen für eine Inventur gewährleisten und sichern gleichzeitig das Eigentum. Für die verschiedenen Sicherheitseffekte werden unterschiedliche Folienarten eingesetzt:
Fälschungssichere Inventuretiketten
- Material zerreißt bei Ablöseversuch in kleinste Teile
Inventaretiketten aus Schachbrett-Folie
- aus der Folie löst sich ein Schachbrettmuster, wenn das Inventaretikett entfernt wird
Zusammengefasst:
Die Verwendung des richtigen Etikettenmaterials ist ein wichtiger Teil der Inventurplanung. Insbesondere, wenn diese erstmalig ausgeführt wird. Das Anbringen von Inventuraufklebern darf nicht außer Acht gelassen werden, denn Sie erleichtern die Bestandsaufnahme, Zuordnung und Prüfung von Betriebsmitteln, Anlagen und Maschinen.
